PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

·       O que são os processos organizacionais e como melhorá-los

Processo organizacional é um conjunto de atividades de administração, marketing e outros processos operacionais relacionados entre si, envolvendo pessoas, procedimentos, equipamentos e informações, visando garantir o melhor desempenho da empresa.

 ·       O que são os processos organizacionais e como melhorá-los

Com o intuito de chegar aos resultados desejados, cada empresa busca maneiras de organizar suas tarefas, para conseguir atender o público e gerar valor para seus stakeholders. Sem essa ordem, não há negócio que fique de pé.

 Não importa se o caminho é a produção de uma mercadoria, a venda de um item ou a prestação de um serviço. Há sempre uma série de atividades que precisam ser feitas até que os objetivos sejam alcançados. É o que chamamos de processos.

 Neste artigo, falaremos sobre como trabalhar os processos organizacionais e suas etapas de forma eficiente, garantindo bons impactos. Quer saber mais sobre o assunto? Continue conosco!

 ·       O que é um processo organizacional?

Processo organizacional é uma série de atividades relacionadas entre si, envolvendo pessoas, procedimentos, equipamentos e informações.

 Sua execução transforma insumos (entradas) em produtos e serviços (saídas) para atender às necessidades de clientes internos ou externos, agregando valor para seu público e à própria organização.

 As entradas ou insumos de um processo podem ser matérias-primas, equipamentos, informações e conhecimento, além de outros bens tangíveis ou intangíveis. Já as saídas são os produtos ou serviços em seu formato final, da maneira que são comercializados.

 ·       Quais são os tipos de processos organizacionais?

Existem diversos tipos de processos. Compreender cada um deles é importante para saber o que a empresa deve priorizar e onde precisa investir mais energia.

 ·       Processos primários

 Processos primários ou processos finalísticos são aqueles que geram o serviço ou o produto para o público externo. Por meio deles, a organização atende às necessidades da sua persona ou cliente.

Além disso, esse tipo de processo caracteriza o ramo no qual a empresa atua. Estamos falando do “core business”, isto é, de tarefas relacionadas à atividade principal da marca.

Devido à sua importância, é comum que um processo primário receba apoio de outros processos coadjuvantes. Tudo isso ajuda a gerar o produto ou serviço final.

 ·       Processos de apoio

  Processos de apoio ou processos de suporte são aqueles que não têm relação com o público externo. Aqui, o objetivo é fortalecer ou auxiliar o processo primário.

Normalmente, processos de apoio estão ligados às áreas que afetam o processo primário, garantindo que ele ocorra adequadamente. Assim, a empresa pode entregar seus produtos sem interrupções na oferta.

 ·       Processos gerenciais

  Processos gerenciais são aqueles que estão ligados à gestão estratégica da empresa. Por isso, estão relacionados aos outros dois tipos.

 É a partir desse tipo de processo que as demais atividades podem ser continuamente monitoradas e aprimoradas. Ou seja, processos gerenciais ajudam a trazer mais eficiência.

 ·       Como funciona a hierarquia dos processos?

  Em uma empresa, é importante estabelecer prioridades de execução. Nesse sentido, a hierarquia dos processos auxilia na gestão de tarefas, além de trazer mais clareza sobre a importância de cada conjunto de atividades.

 ·       Macroprocessos

  Os macroprocessos, normalmente, envolvem dois ou mais departamentos, funções, cargos ou competências. Sua realização tem um impacto significativo nos resultados e na maneira como a empresa funciona. Por isso, esse tipo de processo está no topo da organização. Em uma montadora de automóveis, o macroprocesso seria a fabricação de um carro.

 ·       Processos

  São conjuntos de atividades de alta complexidade, como subprocessos ou tarefas distintas e interligadas, que buscam entregar um objetivo específico.

Uma característica interessante é que os processos iniciam e terminam com o cliente externo. Assim, recebem entradas e entregam saídas. Em uma montadora de automóveis, os processos incluiriam a engenharia do carro, o desenvolvimento do projeto e a produção de peças e componentes.

 ·       Subprocessos

  São conjuntos de tarefas de média a alta complexidade, sendo compostos por atividades distintas e interligadas. Realizam um objetivo específico que dá apoio a um processo. Em uma montadora de automóveis, os subprocessos seriam usinagem, pintura e montagem.

 ·       Atividades

  São operações de complexidade média. Ocorrem dentro de um processo ou subprocesso, sendo usualmente desempenhadas por um departamento específico e com um objetivo determinado. Em uma montadora de automóveis, as atividades englobariam corte, furação e acabamento.

 ·       Tarefas

  São conjuntos de trabalhos a serem executados. Envolvem um prazo determinado, esforço, rotina e desafios. Em uma montadora de automóveis, haveria tarefas como programação, preparo e acompanhamento.

 ·       Por que investir na melhoria dos processos organizacionais?

  Como mencionamos, nenhuma organização vive sem processos. É preciso, literalmente, processar as entradas (conhecimento, insumos, materiais) para transformá-las em bens de consumo ou serviços que possam ser vendidos, agregando valor para o público.

 A melhoria dos conjuntos de atividades traz uma série de benefícios. Entre eles, estão os seguintes.

 ·       Diminuição do desperdício

  Processos ineficientes, comumente, causam desperdícios de vários tipos. O mais óbvio deles é a perda de tempo, já que as tarefas podem demandar períodos muito mais longos para serem executadas.

 No entanto, por trás disso está o mau aproveitamento dos recursos humanos e das capacidades dos colaboradores.

 Frequentemente, as empresas desperdiçam potencial de seus funcionários, alocando-os em processos pouco eficazes. Por outro lado, investir na melhoria dos conjuntos de ações permite reduzir as perdas e aumentar a eficiência.

 ·       Redução de custos

  Com a redução dos desperdícios, também é possível reduzir os custos com:

 ·       mão de obra (menos contratações e horas extras);

·       insumos (melhor aproveitamento dos materiais);

·       logística (otimização dos deslocamentos e transportes);

·       entre outros pontos.

  

·       Padronização

  Ao melhorar os processos e investir em soluções tecnológicas condizentes com a transformação digital, por exemplo, a organização consegue padronizar os resultados e garantir que tudo será executado de maneira fiel. Assim, a satisfação dos clientes também aumenta.

 É possível, digamos, implementar um fluxo de trabalho — workflow — com o objetivo de eliminar erros e inconsistências. Dessa forma, o aumento de qualidade aparece como consequência natural.

 ·       Integração

  Integrar os diferentes departamentos de uma empresa é sempre um desafio. Porém, quando os processos deixam a desejar, os problemas e ruídos de comunicação só aumentam.

 Por outro lado, ao investir na melhoria desse ponto, as equipes passam a apoiar umas às outras no alcance dos objetivos. Quando o processo está bem desenhado, ele mostra claramente quais funções devem ser cumpridas, qual é ordem de execução das tarefas e quem é o responsável por cada etapa.

 ·       Atuação estratégica

  Os processos representam o dia a dia de qualquer organização. Ao padronizá-los, os profissionais envolvidos nas atividades — especialmente, os gestores — passam a ter mais liberdade para cuidar de atividades gerenciais e estratégicas.

 Em outras palavras, quanto melhores forem os processos organizacionais, menos tempo os colaboradores perderão com correções, refação ou tarefas manuais.

 Nesse sentido, a automação por meio de software também pode ser uma ótima aliada.

 ·       Como melhorar os processos organizacionais?

  Quando se trata de melhorar os processos organizacionais, existem metodologias amplamente testadas que podem ser utilizadas. Aliás, utilizar um método como ponto de partida é algo importante e que pode poupar muito trabalho.

 Conheça a seguir dois dos caminhos mais confiáveis que você pode aplicar para melhorar os processos organizacionais.

 ·       Ciclo PDCA

  PDCA significa Plan, Do, Check e Act. Em português, planejar, fazer, checar e agir. O ciclo PDCA é uma metodologia de 4 passos que busca tornar os processos mais ágeis e eficientes. Suas etapas são:

 ·       plan (planejar): é a primeira fase, na qual a organização deve iniciar identificando o objetivo a ser alcançado. Em seguida, é hora de traçar o plano de ação para prever maneiras de implementar melhorias e eliminar os problemas encontrados;

·       do (fazer): a segunda etapa é o momento de colocar em prática o plano que foi traçado. Nesse momento, não há muito mistério: basta colocar a mão na massa;

·       check (checar): a terceira etapa consiste em coletar os dados mensuráveis, isto é, que possam ser medidos e acompanhados. Essas informações serão analisadas para que a empresa chegue a conclusões, identificando se houve melhorias no processo no qual o ciclo foi aplicado;

·       act (agir): por fim, quando necessário, a organização pode aplicar correções às ações que já foram tomadas. Essa etapa tem o intuito de trazer melhorias contínuas após as análises de resultados.

Sempre que necessário, o ciclo PDCA pode ser reiniciado. Para isso, basta elaborar um novo plano de ação. Inclusive, é recomendado repetir a aplicação várias vezes em um mesmo processo, pois isso conduz à excelência e a um alto grau de eficiência.

 ·       BPM

  Assim como o PDCA, a metodologia BPM (Business Process Management) também é aplicada em ciclos. A diferença é que, aqui, são 6 etapas. Funciona assim:

 ·       Planejamento e alinhamento estratégico

  O ciclo começa com o levantamento e mapeamento dos processos existentes. Nesse momento, a empresa deve avaliar quais processos estão de acordo com o serviço prestado. Muitas vezes, já é possível eliminar processos desnecessários nessa etapa.

 ·       Análise de processos

  A segunda fase consiste em analisar como os processos estão sendo aplicados, buscando compreender se eles realmente funcionam. Isso trará insights de melhorias.

 ·       Desenho de processos

  Essa etapa envolve o desenho ou remodelamento dos processos que apresentam limitações, gargalos ou desperdícios. O intuito é promover melhorias.

 ·       Implantação dos processos

  Depois de desenhar os processos já com suas devidas melhorias, chega o momento de colocá-los em prática.

 ·       Monitoramento dos processos

  Assim como ocorre no ciclo PDCA, após a implementação, vem o momento de acompanhar os resultados obtidos. Para isso, é fundamental monitorar os processos e colher dados.

 ·       Refinamento de processos

  A última etapa consiste em uma análise extra para entender se as mudanças realmente surtiram efeito. Caso não, o ciclo se reinicia.

Como vimos, as metodologias de aprimoramento são bastante intuitivas, consistindo em análise, planos de ação, mensuração e reavaliação.

Independentemente do método utilizado, se você se mantiver fiel a esses princípios, sem dúvida, poderá melhorar seus processos.

Fonte: Author Redator Rock Content